Pro produktivní práci bez ztrát dat v Excelu a Wordu v prostředí Autodesk Construction Cloud je potřeba znát jeho chování. Jak pracuje v online prostředí, v kombinaci s desktopovými verzemi Excelu a Wordu a nebo jen v desktopových verzích? V tomto článku si ukážeme zásady, které je potřeba při workflow dodržovat, abychom nepřišli o celodenní práci nebo důležitá data.
Proč ACC?
Jeden z důvodů, proč vlastně využíváme Autodesk Construction Cloud, dále jen ACC, je rychlá práce ve sdíleném prostředí. Soubory jsou ukládány a automaticky synchronizovány se všemi přizvanými účastníky. Díky tomuto nám odpadnou telefonáty s žádostmi o zaslání potřebných dokumentů. Jak se ale máme chovat, aby vše fungovalo tak, jak má? Na to se podíváme v následujících řádcích.
Online – Online
V online prostředí na nás nečeká nic zákeřného. Soubor si může otevřít více lidí najednou a pracovat v něm. Uživatelé se v souboru vzájemně vidí, a i automatická synchronizace je rychlá, do půl minuty uvidíme změny, které provedli naši kolegové. Vše se ukládá a synchronizuje automaticky, tudíž nepotřebujeme na nic klikat.
První člověk, který si soubor v online prostředí otevře a povolí jeho úpravy, uzamkne soubor. Neznamená to ovšem to, že by do něj ostatní uživatelé nemohli nic dopisovat, a nebo v něm něco měnit. Znamená to to, že všechny změny, které byly provedeny během tohoto otevření, se připíší prvnímu člověku. Ve sloupci „Aktualizoval(a)“ bude tudíž vždy první člověk.
Jestliže někdo jiný během práce v souboru zmáčkne F5 nebo „aktualizovat“ v prohlížeči, přebere uzamknutí. Veškeré změny budou připsány na jeho účet. Je tedy dobré vědět, že všechny změny, které v souboru vznikly, nemusí být dílem člověka, který je napsán jako ten, kdo aktualizoval. Změny mohl provést kdokoliv, kdo během uzamčení prvním uživatelem spustil soubor.
Je potřeba ještě dodat, že ke správnému „odemknutí“ souboru, tudíž přepsání sloupce „Aktualizoval(a)“ a odstranění zámečku od souboru, je potřeba soubory vypínat vypnutím celého okna prohlížeče a ne přepsáním webové adresy.
Sloupec „Verze“ logicky říká to, jaká verze dokumentu to je. Verze se povýší vždy zavřením souboru člověkem, který ho uzamkl nebo aktualizací prohlížeče během otevřeného souboru.
I když jsme se právě dozvěděli, že v online prostředí nemusíme vždy zjistit, kdo za danými změnami stojí, je nutno říct, že nepřicházíme o žádná data.
Online – Desktop
Jestliže se chceme dostat do sdíleného prostředí i přes desktopové prostředí a možnosti, které nabízí tato verze Wordu a Excelu, potřebujeme mít nainstalovaný Autodesk Desktop Connector, dále ADC. Po jeho instalaci se nám v prohlížeči souborů pod „Tento počítač“ objeví složka „Autodesk Docs“. Pozor, pro správnou funkčnost je potřeba mít VŽDY nejnovější verzi ADC.
Tento způsob práce s ACC už vyžaduje lepší ponětí o tom, jak se změny ukládají, protože během tohoto workflow se Vám už může stát, že přijdete o své změny.
Struktura složky je obdobná jako u online verze. Dozvídáme se zde informace o verzi, zamčení souboru, autorovi (v online verzi „Aktualizoval(a)) a kdo uzamkl soubor.
Jestliže první člověk otevře soubor z desktopové verze a soubor předtím ručně neuzamkne (pravé tlačítko myši na požadovaný soubor a možnost „Uzamknout“) a mezitím někdo další otevře soubor v online prostředí, člověk, který doteď pracoval na desktopové verzi i přes uložení práce, přijde o změny. Během otevření online verze souboru totiž vznikne jeho novější verze, tudíž počítač hlásí chybu, že se snažíme ukládat do neaktuálního souboru. I po uložení změn do lokálního souboru přijdu o změny, jelikož při snaze tento soubor znovu otevřít, se přehraje „aktuálnější“ verzí z online prostředí.
Potřebuju-li pracovat v desktop verzi, je potřeba si soubor ručně zamknout pro sebe. Tímto znemožním online uživatelům provádět úpravy. Po uložení a odemknutí souboru se změny propíší i do online verze.
Po kliknutí pravým tlačítkem myši na soubor mi počítač nabízí i možnost zobrazit soubor online. Tato možnost spouštění online verze je ale problematická v tom, že během tohoto otvírání zamkne soubor, zahlásí nám varování, že soubor je otevřen jiným online uživatelem, nabídne nám možnost odemknout soubor, ale o změny, které takto provedeme, stejně přijdeme, jelikož se neuloží. Je potřeba otvírat online verze přes prohlížeč.
Desktop – Desktop
Poslední forma spolupráce, se kterou se v rámci tohoto tématu můžeme setkat, je využívání souborů jen v desktop verzích za pomocí ADC.
Vždy, při otvírání souborů je nutné si je uzamknout pro sebe, abychom nepřišli o žádné úpravy. Z tohoto plyne, že na souboru může pracovat vždy jen 1 člověk, stejně jako u verze „Desktop-Online“, nechceme-li přijít o změny.
Závěr
Jako nejlepší způsob workflow se jeví používat pouze online verze souborů v prohlížeči. Díky tomuto využití nepřijdeme o žádné provedené změny. Jestliže z nějakého důvodu potřebujeme pracovat v desktop verzi, může v souboru pracovat vždy jen jeden člověk. Jestliže využíváme desktop verze, musíme si hlídat výše popsané zásady. S těmito znalostmi se ale určitě nenecháme na ničem napálit a nepřijdeme o žádnou naši práci!
